Biên bản họp gia đình chia đất viết sao cho đúng?
Biên bản họp gia đình chia đất được viết như thế nào? Có các trường hợp nào cần lưu ý hay không? Tính pháp lý của văn bản này ra sao?
Nhắc đến đất đai là nhắc đến loại tài sản quý giá hiện nay. Đây không chỉ là nguồn tài nguyên quan trọng đối với mỗi quốc gia mà ngay với người sử dụng chúng cũng có được những lợi ích nhất định. Tuy nhiên, liên quan đến đất đai lại có khá nhiều vấn đề nhạy cảm, nhất là các tranh chấp đất đai, gây mất thời gian, công sức, thậm chí là mất cả tình nghĩa, mối quan hệ.
Những mối quan hệ về đất đai có thể phát sinh giữa nhiều đối tượng chủ thể với nhau, trong đó có người trong gia đình, như cha mẹ, con cái, anh chị em, ông bà với con cháu,... Mặc dù được đánh giá là có sự gắn bó, thân thiết nhưng về vấn đề chia đất, chia quyền sử dụng đất, mọi thỏa thuận vẫn cần lập thành văn bản, trước hết là có căn cứ chứng minh, xác lập giới hạn cho mỗi người; sau đó là đảm bảo đúng nguyên tắc, tinh thần của pháp luật hiện hành.
Vậy so với biên bản thỏa thuận mua chung đất, biên bản giao nhận tiền mua đất,... bản chất của biên bản họp gia đình chia đất là gì? Cách viết biên bản này hiện nay được hướng dẫn ra sao, áp dụng cho các trường hợp nào?
Các vấn đề liên quan đến biên bản họp gia đình chia đất
Khái niệm biên bản, biên bản họp gia đình chia đất
“Biên bản” là khái niệm dùng để chỉ các hình thức văn bản ghi lại những vụ việc, sự kiện xảy ra ở một thời điểm, không gian nhất định với sự tham gia của con người. Những gì xảy ra đều được ghi lại một cách chân thực, khách quan, không có yếu tố thêm bớt, nói giảm nói tránh hay phóng đại. Biên bản cũng không được phép chỉnh sửa sau đó hay lên ý tưởng trước mà phải hình thành ngay đúng thời điểm sự việc, sự kiện diễn ra.
Thông thường, biên bản thường được phân thành 03 loại phổ biến:
- Biên bản hội họp: là loại biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc hội nghị, cuộc họp.
- Biên bản hành chính: biên bản dùng để ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản mở đề thi, biên bản hợp đồng,...
- Biên bản có tính chất pháp lý: là những biên bản ghi chép các vụ việc liên quan đến pháp luật như biên bản biên bản khám nghiệm tử thi, biên bản tai nạn giao thông, phiên tòa, biên bản hòa giải,...
Như vậy, biên bản họp gia đình chia đất là văn bản ghi nhận những nội dung diễn ra trong cuộc họp có sự tham gia của các thành viên, mục đích là phân chia quyền sử dụng đối với đất đai. Có thể phân loại thuộc nhóm biên bản hội họp.
Những thuộc tính cần có trong biên bản
Đối với một biên bản, bất kỳ ở phân loại nào cũng cần đảm bảo những thuộc tính dưới đây:
Tính trung thực: mọi số liệu, sự kiện được ghi chép lại trong biên bản phải cụ thể, rõ ràng theo đúng những gì diễn ra, không suy diễn, không đặt các suy nghĩ chủ quan của người viết.
Nội dung có trọng tâm: bố cục của một biên bản gồm nhiều phần nhưng đối với phần nội dung, không chỉ trình đúng, đủ mà còn phải có trọng điểm, có mấu chốt của sự kiện, sự việc diễn ra.
Tính chặt chẽ và độ tin cậy cao: thuộc tính này đặt ra yêu cầu đối với người tạo lập biên bản và người làm chứng (nếu có). Nghĩa là, biên bản sau khi tạo lập, cần được công khai, đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, điều chỉnh một cách khách quan và đúng với thực tế, đảm bảo không áp đặt. Sau cùng, mọi người có trách nhiệm đối với nội dung đã thống nhất trong biên bản.
Ghi biên bản có theo nguyên tắc không?
Câu trả lời là có. Mặc dù không có văn bản nào ghi nhận tính bắt buộc của những nguyên tắc này nhưng để một biên bản có giá trị, người viết cũng như những người có trách nhiệm liên quan cần phải biết.
Thứ nhất, ghi biên bản là ghi theo ý. Điều này xuất phát từ 2 nguyên nhân:
- Người viết phải lắng nghe lời nói của những người tham gia để ghi chép lại. Tốc độ nói bao giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết, vì vậy, để viết lại nguyên văn những gì được nói gần như là không thể và độ chính xác cũng không cao. Vì vậy, nhớ và ghi lại ý chính để tiết kiệm thời gian, có sự tập trung tốt hơn.
- Nội dung trong biên bản là nội dung trọng tâm. Tuy nhiên, không chỉ có 1 loại thông tin xuất hiện. Nếu là thông tin để biết thì chỉ cần ghi ý là đủ, nhưng nếu là thông tin quan trọng thì cần ghi chi tiết hơn. Nhưng nên nhớ rằng, có ý chính khái quát thì mới dễ dàng để hiểu vấn đề và chọn lọc ghi chép cho những ý nhỏ hơn.
Thứ hai, tận dụng sự linh hoạt của cấu trúc ngữ pháp. Trong một số trường hợp, người viết có thể thay đổi cấu trúc câu, sử dụng những câu ngắn gọn hơn nhưng vẫn đảm bảo đủ và đúng ý. Một số từ cùng có thể được viết tắt.
Như vậy, người ghi biên bản cần có sự tập trung, kỹ năng lắng nghe tốt, có trí nhớ và vận dụng khả năng ghi chép nhanh, chính xác.
Cấu trúc cơ bản của một biên bản
Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên văn bản và trích yếu nội dung.
- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).
- Thủ tục ký xác nhận.
Cấu trúc được chia thành 03 phần như sau:
Phần mở đầu
- Thời gian, địa điểm lập biên bản;
- Thành phần tham dự.
Phần nội dung chính
Ghi chép theo tiến trình, các sự kiện diễn ra, quan điểm, ý kiến của người tham dự.
Phần kết thúc:
- Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản;
- Nếu biên bản được thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ, hoặc nếu biên bản được lập thành nhiều bản thì cũng phải ghi rõ số bản được lập.
- Biên bản phải có chữ ký của người lập biên bản và chữ ký của chủ trì hoặc người đại diện, người làm chứng,... (tùy theo từng trường hợp cụ thể).
Các mẫu biên bản họp gia đình chia đất
Đối với biên bản họp gia đình chia đất, thành phần tham dự và nội dung trao đổi là 02 yếu tố quan trọng. Mục đích sau cùng là kết luận được phần đất được chia như thế nào, chia ra sao. Đây là nội dung quan trọng nên cần được ghi chép cẩn thận, vì rất có thể trở thành căn cứ cho các thủ tục liên quan hoặc giải quyết tranh chấp nếu không may phát sinh.
Biên bản họp chia đất hương hỏa
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------*------
……, ngày …. tháng …. năm 20….
BIÊN BẢN HỌP GIA ĐÌNH
(V/v: Phân chia phần đất hương hỏa gia đình)
Hôm nay, ngày [...] , tại nhà Ông [...] (con trưởng): xã [...] huyện [...] tỉnh[...]
Gia đình Chúng tôi tiến hành họp mặt các con trai, con gái của Cụ Ông [...] và cụ Bà [...] với thành phần và nội dung cuộc họp như sau:
Thành phần tham dự cuộc họp:
Ông [...]. – Là con trai trưởng (đã mất), Ông [...] là con trai cả đại diện;
Ông [...];
Bà [...];
....Nội dung cuộc họp:
- Phần đất hương hỏa do Cụ Ông [...] và cụ Bà [...] mất để lại không có di chúc là tài sản thừa kế chung của các con (con trai và con gái). Tất cả mọi thành viên trong gia đình đồng ý để lại cho cháu đích tôn [...] m2. Phần đất này đã chuyển nhượng cho ông [...] và vợ là bà [...] và tất cả các thành viên trong gia đình đã đồng ý và không tranh chấp.
- Phần đất còn lại là: [...] m2 các thành viên trong gia đình thống nhất như sau:
+ Phần đất còn lại là: [...] m2 tất cả các thành viên trong gia đình thống nhất để Ông [...] đứng tên làm đại diện chủ sở hữu trên sổ đỏ, theo giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số [...] do UBND huyện [...] cấp ngày [...]
+ [...] m2 được dùng làm từ đường dòng họ, không được mua bán, chuyển nhượng dưới mọi hình thức (vị trí nhà thờ nằm mặt đường dẫn vào thửa đất).
+ [...] m2 còn lại thuộc sở hữu chung của 9 người con, dùng vào mục đích ở và thờ cúng tổ tiên, không được bán (Nếu bán phải có sự đồng ý của tất cả 9 người con, tiền bán được phải được chia đều cho 9 người con theo danh sách trên).
Các thành viên dự họp đã biểu quyết cho ý kiến về các mục nêu trên bằng hình thức giơ tay, kết quả biểu quyết như sau:
- Tán thành: 100%
- Không tán thành: không
- Ý kiến khác: không
Biên bản này được đọc cho mọi người cùng nghe, ký tên dưới đây và được lập thành 09 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký.
(Chữ ký của người tham gia cuộc họp)
XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ [...]
Biên bản họp gia đình bố mẹ cho con đất
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——*——
……, ngày …. tháng …. năm 20….
BIÊN BẢN HỌP GIA ĐÌNH
( V/v: Phân chia đất cho các con)
Hôm nay, ngày [...] tại nhà Ông [...] địa chỉ: [...]
Gia đình chúng tôi tiến hành họp mặt các con trai, con gái với thành phần và nội dung cuộc họp như sau:
Thành phần tham dự cuộc họp:
Bố: (Ông) [...]
Mẹ: (Bà) [...]
Con trai trưởng: [...]
Con gái:[...]
Nội dung cuộc họp như sau:
Gia đình ông [...] và bà [...] có [...] người con. Bên cạnh đó trong quá trình làm việc tích lũy gia đình có một khối tài sản nhất định. Trong đó khối tài sản của cha mẹ bao gồm:
+ Căn nhà [...] tầng tại địa chỉ [...] với diện tích [...]
+ Miếng đất [...] tại địa chỉ [...]
+ Miếng đất [...] tại địa chỉ [...]
Sau khi thống nhất cha mẹ quyết định chia đất cho các con như sau:
+ Miếng đất [...] địa chỉ[...] và [...] cùng căn nhà [...] tầng tại địa chỉ [...]sẽ cho ông [...]
+ Còn lại iếng đất [...] tại địa chỉ [...] sẽ được chia cho bà [...]
Các thành viên dự họp đã biểu quyết cho ý kiến về các mục nêu trên bằng hình thức giơ tay, kết quả biểu quyết như sau:
- Tán thành: 100%
- Không tán thành: không
- Ý kiến khác: không
Biên bản này được đọc cho mọi người cùng nghe, ký tên dưới đây và được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký.
(Chữ ký của người tham gia cuộc họp)
XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ [...]
Một vài lưu ý đối với biên bản họp gia đình chia đất
Để đảm bảo sự chính xác về nội dung được ghi trong biên bản, phải có mục xác nhận của người làm chứng và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (ở đây là Ủy ban nhân dân cấp xã).
Biên bản họp gia đình và những thỏa thuận được lập dưới sự chứng kiến của tất cả các thành viên kèm theo xác nhận của họ. Bất kỳ sự không xác nhận của thành viên nào cũng là nguy cơ tiềm ẩn rủi ro phát sinh tranh chấp. Khác với các cuộc họp hay hội nghị khác, chỉ cần đáp ứng điều kiện về số lượng thành viên dự họp; cuộc họp gia đình mục đích chia đất ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của từng thành viên nên cần có mặt đầy đủ.
Những loại tài sản được đề cập trong biên bản họp gia đình chia đất nên thể hiện giá trị ở dạng số và dạng chữ.
Giá trị của các loại tài sản được đề cập đến trong biên bản họp gia đình phải được thể hiện dưới cả dạng số và dạng chữ.
Công chứng biên bản tại các Tổ chức hành nghề công chứng thì mới có hiệu lực pháp lý đầy đủ.
Viết đúng chính tả, sử dụng tiếng phổ thông, không sử dụng từ ngữ địa phương tránh gây nhầm lẫn, khó hiểu.
Giá trị pháp lý của biên bản họp gia đình chia đất
Điều 121 Bộ luật dân sự 2015 có quy định: “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.”
Như vậy, trong các biên bản họp gia đình, ghi nhận hành vi chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất giữa các cá nhân với nhau, nên cũng được xem là một giao dịch dân sự.
Trong khi đó, hình thức của giao dịch dân sự tại điều 124 Bộ luật Dân sự 2015 bao gồm:
- Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
- Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
- Trong trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó.
Theo đó, biên bản họp gia đình chia đất là giao dịch dân sự được thể hiện dưới dạng văn bản. Biên bản này được xem như hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, để có hiệu lực và được ghi nhận dưới góc độ pháp lý thì hợp đồng đó phải đáp ứng được các điều kiện về hình thức lẫn nội dung.
Theo quy định tại Điều 689 Bộ luật dân sự 2015:
“1. Việc chuyển quyền sử dụng đất được thực hiện thông qua hợp đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
2. Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất phải được lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.
3. Việc thừa kế quyền sử dụng đất được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 733 đến Điều 735 của Bộ luật này.”
Với trường hợp liên quan đến thừa kế, chúng tôi sẽ đề cập ở những bài viết sau. Riêng với trường hợp chia đất là tài sản tích lũy thì để “trọn vẹn”, vẫn cần tiến hành các thủ tục chuyển nhượng, tặng cho theo đúng quy định của pháp luật. Nếu biên bản họp gia đình được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền thì vẫn được xem xét như một hợp đồng có hiệu lực, hoặc sẽ là căn cứ để ghi nhận quyền sử dụng đất cho các cá nhân liên quan.
Công chứng biên bản họp gia đình chia đất
Thủ tục công chứng theo quy định hiện hành
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Biên bản họp gia đình có đầy đủ người tham dự;
- Phiếu yêu cầu công chứng: viết theo mẫu
- Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc hộ khẩu của các thành viên;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản có liên quan
- Các giấy tờ khác (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ công chứng nộp tại các tổ chức hành nghề công chứng, gồm Văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng.
- Bước 3: Kiểm tra và xử lý hồ sơ
Tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. Nếu không, công chứng viên yêu cầu bổ sung hồ sơ. Nếu từ chối, phải nêu rõ lý do từ chối. - Trường hợp công chứng viên phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ còn một số vấn đề chưa rõ hay không phù hợp pháp luật thì có quyền yêu cầu người nộp làm rõ hoặc đề nghị xác minh, giám định. Nếu người yêu cầu không thực hiện được thì có quyền từ chối công chứng.
- Công chứng viên kiểm tra biên bản họp gia đình có đảm bảo phù hợp với các điều kiện theo quy định của pháp luật, đạo đức hay không, nếu không phù hợp, có thể yêu cầu điều chỉnh.
Bước 4: Trả kết quả
Hồ sơ hợp lệ, nội dung biên bản được thống nhất, không vi phạm điều cấm thì Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của biên bản họp gia đình được công chứng.
Chứng thực chữ ký hay nội dung?
Tại khoản 4, Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về Trường hợp không được chứng thực chữ ký: “Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Cụ thể, điểm d khoản 4 Điều 24 quy định:
“Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Như vậy chứng thực biên bản họp gia đình vẫn có thể thực hiện chứng thực chữ ký.
Những thuộc tính, nguyên tắc khi tạo lập biên bản họp gia đình chia đất rất quan trọng. Đối với nhà cửa, đất đai, sự rõ ràng, minh bạch sẽ hạn chế được các rủi ro không mong muốn khi sử dụng lâu dài.
Xem thêm: