Tips kinh nghiệm đi thuê văn phòng thực tế (2024)

Để tìm được văn phòng làm việc ưng ý, đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu, tính chất công việc, đừng bỏ qua kinh nghiệm đi thuê văn phòng “xương máu” dưới đây.

Ngày nay, số lượng các công ty trong và ngoài nước ngày càng chiếm ưu thế trên thị trường, theo đó, nhu cầu về bất động sản cho thuê ở loại hình văn phòng càng tăng cao. Đặc biệt, sự đổi mới trong tư duy cũng đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe hơn cho các văn phòng làm việc mang phong cách hiện đại.

Việc tìm thuê văn phòng thời điểm này khó mà dễ, bởi thực tế nguồn cung không thiếu nhưng để sàng lọc, lựa chọn ra nơi lý tưởng nhất lại không hề nhanh chóng. Nhiều chủ doanh nghiệp trăn trở hàng tháng trời vẫn chưa thể ổn định hoạt động chỉ vì “vướng” văn phòng. Nếu như trước đây, văn phòng chỉ đơn giản là nơi xử lý công việc cho các nhân viên, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tổ chức các cuộc họp,...

Tuy nhiên, văn phòng làm việc trong tư tưởng hiện nay còn phải là nơi thể hiện được cá tính, thương hiệu, văn hóa riêng cho doanh nghiệp, là một điểm tạo sự thu hút đối với các ứng viên cũng như thiện cảm với đối tác. Nhìn chung, thuê văn phòng trong bối cảnh này gặp khó khi cùng lúc bắt nhịp xu hướng nhưng vẫn cần đảm bảo các yếu tố khác như tài chính, vị trí, tính chất công việc, đặc điểm ngành nghề,...

Xem thêm:

• Kinh nghiệm cho thuê nhà chung cư: bí quyết vàng sinh lời cao
• Kinh nghiệm cho thuê homestay hút khách, lợi nhuận cao
• Bật mí kinh nghiệm cho thuê căn hộ dịch vụ lợi nhuận khủng

Để có cái nhìn tổng quan và biết cách bảo vệ quyền lợi cho mình, dưới đây là tổng hợp các kinh nghiệm đi thuê văn phòng cực kỳ hữu ích, nên áp dụng nếu như bạn chưa tìm được nơi ưng ý hoặc có ý định thuê mới/đổi văn phòng trong thời gian tới.

Nhu cầu thuê quyết định loại hình

Tương tự như kinh nghiệm đi thuê trọ, kinh nghiệm đi thuê cửa hàng,... việc xác định được nhu cầu sẽ quyết định đến việc khoanh vùng tìm kiếm, lựa chọn những loại hình bất động sản phù hợp. Mảng văn phòng cho thuê vốn cũng có khá nhiều hình thức văn phòng khác nhau, tương ứng với các đặc điểm riêng về giá, kết cấu, chính sách cho thuê và quy mô, ngành nghề,... Mỗi lựa chọn đều có những lợi thế và nhược điểm. Vì vậy, tìm hiểu về các loại hình văn phòng giúp người thuê định hình rõ hơn mức độ phù hợp.

Hiện nay, trên thị trường, có một số loại hình văn phòng cho thuê nổi bật như sau.

Thuê văn phòng tại các tòa building, cao ốc

Đây là một trong những lựa chọn phổ biến nhất hiện nay, nhất là tại những thành phố lớn. Các cao ốc nằm ở vị trí trung tâm, thuận tiện cho đi lại, vẻ ngoài bề thế, sang trọng nên thường tạo được sự chuyên nghiệp cho công ty. Những tòa nhà này từ nội ngoại thất đều được trang bị hiện đại, thời thượng, có đội ngũ nhân viên vệ sinh đảm bảo lúc nào cũng sạch sẽ, gọn gàng.

Các văn phòng nằm trong tòa nhà khá đa dạng về diện tích, tùy vào quy mô để người thuê lựa chọn diện tích phù hợp. Tuy nhiên, thường ở các tòa nhà lớn thì văn phòng phù hợp cho những công ty tầm từ 20 nhân viên.

Thuộc hàng “sang chảnh” trong các loại hình văn phòng cho thuê nhưng lựa chọn này cũng tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Giá thuê thường khá cao, đặc biệt ở những tòa nhà trung tâm, lớn đẹp. Thậm chí, trong cùng một tòa nhà nhưng giá thuê văn phòng ở các tầng khác nhau, vị trí khác nhau trên cùng một tầng cũng đã có sự khác biệt lớn.
• Nếu là các công ty startup, công ty quy mô nhỏ, vốn không thực sự mạnh thì đây không hẳn là lựa chọn phù hợp. Chi phí thuê hàng tháng cộng với những dịch vụ chung trong tòa nhà chắc chắn không phải là con số nhỏ.
• Việc sửa chữa, cải tạo văn phòng luôn phải nằm trong khuôn khổ để tránh gây ảnh hưởng đến kết cấu tòa nhà cũng như các văn phòng lân cận.

Thuê căn hộ chung cư hoặc officetel

Việc lựa chọn căn hộ chung cư và biến chúng thành văn phòng làm việc không còn là chuyện “xưa nay hiếm” trên thị trường, thậm chí còn được đánh giá cao. Phát triển từ cách sử dụng này, các officetel xuất hiện, tạo nên sự kết hợp hoàn hảo giữa căn hộ và văn phòng làm việc.

Nhìn chung, giá thuê căn hộ và officetel thường rẻ hơn so với giá thuê văn phòng trong cao ốc. Đối với căn hộ, người thuê còn được tận hưởng nhiều tiện ích đi kèm trong tòa chung cư, thoải mái biến tấu với không gian để vừa làm việc và ở.

Với officetel, diện tích thường thấy 30m2–50m2 hoặc cũng có thể lớn hơn. Đặc điểm của loại hình này là trong khâu thiết kế, chủ đầu tư đã phân hóa không gian, có thể sử dụng ngay; trang thiết bị, nội thất khá hiện đại. Điểm mạnh của officetel chính là sự đồng bộ trong tổng thể, thừa hưởng những điểm mạnh chung, như: tiện ích nội - ngoại khu, hạ tầng, cư dân,...

Nếu bạn là các công ty nhỏ, ít nhân viên (từ 4 - 10 người) hoặc vừa khởi nghiệp, vốn còn hạn chế thì căn hộ, officetel là lựa chọn hợp lý khi thuê văn phòng. Các công ty nước ngoài cũng đánh giá rất cao đối với mô hình officetel vì chúng cho thấy sự tiện nghi, hiện đại cũng như chuyên nghiệp, năng động, rất thuận tiện cho những chuyến công tác của chuyên gia.

Tuy nhiên, hạn chế chung của hai lựa chọn văn phòng cho thuê này chính là thời hạn sử dụng, thông thường bị giới hạn trong 50 năm. Đây không hẳn là vấn đề quá lớn tuy nhiên sẽ kéo theo một số thủ tục nếu muốn thuê lâu dài.

Thuê nhà nguyên căn, biệt thự để làm văn phòng

Nhiều công ty khá ưa thích việc thuê các căn nhà nguyên căn, biệt thự để làm văn phòng vì diện tích thoải mái, không gian gần gũi. Các công ty gia đình là nhóm khách hàng tiềm năng và thân thiết cho loại hình này. Vì được phát triển trên nền tảng nhà ở nên văn phòng làm việc có thể kết hợp để ở mà vẫn đảm bảo riêng tư, dễ dàng phân bổ không gian. Giá thuê tùy thuộc vào diện tích, vị trí và đặc điểm kiến trúc của công trình nhà ở. Nhà nguyên căn thường ở mức bình dân nhưng biệt thự lại có giá khá cao.

Tuy nhiên, nhược điểm lớn của dạng văn phòng này là thiếu đi sự chuyên nghiệp nếu so với văn phòng cao ốc hoặc officetel. Ngoài ra, chúng cũng chỉ phù hợp với những công ty có quy mô, số lượng nhân viên không quá đông.

Những loại hình văn phòng kể trên phần đa được vận hàng theo kiểu văn phòng truyền thống. Ngoài ra, trên thị trường hiện nay, tiếp nhận sự phát triển của thời đại 4.0, những mô hình văn phòng độc đáo khác bắt đầu xuất hiện, được gọi là văn phòng thông minh. Những khác biệt giữa các mô hình này cũng mở ra thêm nhiều cơ hội lựa chọn cho doanh nghiệp.

• Văn phòng truyền thống: Là mô hình quen thuộc, an toàn nhưng sẽ tốn khá nhiều chi phí và thời gian của doanh nghiệp. Bản thân doanh nghiệp phải tự mình thực hiện hết tất cả các khâu trong quy trình, bao gồm: thuê mặt bằng, set-up nội thất, trang thiết bị văn phòng, phòng họp, phòng tiếp khách…
• Văn phòng thông minh: nhiều mô hình văn phòng thông minh ra đời như: Văn phòng ảo, phòng làm việc riêng, chỗ ngồi làm việc, cho thuê phòng họp, phòng họp trực tuyến,... mang lại giải pháp văn phòng vô cùng tối ưu dành cho các startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sử dụng mô hình này, doanh nghiệp/cá nhân không cần bỏ một khoản chi phí nào cho nội thất văn phòng, trang thiết bị như phòng họp, phòng tiếp khách…không phải đóng tiền điện nước, wifi… nhưng vẫn được sử dụng toàn bộ không gian, tiện ích văn phòng.

Xác định đúng mô hình văn phòng phù hợp, người thuê mới có thể nhanh chóng, dễ dàng trong những bước tiếp theo trong quá trình đi thuê văn phòng.

11 điều cần phải có khi đi thuê văn phòng

Kinh nghiệm đi thuê văn phòng vốn không xuất phát từ những kiến thức xa vời mà bắt nguồn từ chính thực tiễn của doanh nghiệp. Muốn thuê được văn phòng tốt, phù hợp, người thuê phải dựa trên chính nhu cầu và khả năng của mình, tuân thủ các nguyên tắc trên thị trường cũng như đặc trưng của phân khúc bất động sản cho thuê nói riêng.

Bên cạnh những yêu cầu cơ bản như tận dụng các kênh tìm kiếm nguồn cung, khảo sát vị trí, văn phòng trên thực tế, kinh nghiệm làm hợp đồng thuê,... người thuê văn phòng nhất định không thể xem nhẹ 11 điều sau.

Có danh sách tiêu chí thuê văn phòng cụ thể

Tìm hiểu về các loại hình văn phòng cho thuê có trên thị trường là chưa đủ, người thuê nên có sẵn cho mình bảng danh sách những tiêu chí mong muốn. Từ các tiêu chí này để xem xét mức độ phù hợp với mô hình, lựa chọn ra phương án khả quan nhất.

Có sẵn một bộ tiêu chí chi tiết, rõ ràng sẽ giúp quá trình tìm kiếm trở nên nhanh chóng, hạn chế được những chi phí phát sinh không đáng có. Khả năng của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, dù có thể cùng ngành nghề, tương đồng về quy mô. Do đó, mỗi đơn vị phải tự biết được đâu là tiêu chí bắt buộc phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất cho doanh nghiệp; đâu là tiêu chí có thể bỏ qua. Nếu không lên ý tưởng cụ thể, sẽ rất khó để doanh nghiệp “cân đo đong đếm.

Đầu tư thời gian tìm thuê

Để tìm được văn phòng thích hợp và đi xem, khảo sát trên thực tế đôi khi tốn rất nhiều thời gian. Nhiều doanh nghiệp quá tự tin vào nguồn cung hiện nay nên thường “nước đến chân mới nhảy”. Tìm thuê văn phòng cần qua nhiều giai đoạn, vì vậy, nên đầu tư khoảng thời gian hợp lý để tìm kiếm và chuẩn bị, ít nhất từ 4 - 6 tháng trước thời điểm muốn thuê/chuyển văn phòng.

Khả năng tài chính và mong muốn thực tế

Thuê được văn phòng sang trọng, hiện đại có thể giúp nhân viên cải thiện tinh thần, hứng thú trong công việc cũng như xây dựng hình ảnh doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp, cao cấp hơn là điều mà bất kỳ ai cũng mong muốn. Tuy nhiên, đừng quên rằng, thuê văn phòng là một trong những cách thức để doanh nghiệp hoạt động và tạo ra lợi nhuận. Số tiền bỏ ra cho thuê văn phòng cũng mà một trong các danh mục thuộc chi phí đầu tư.

Vì vậy, đừng để tâm lý “cố thêm một chút”, nhằm thỏa mãn mong muốn mà mất đi tính khả thi, đẩy doanh nghiệp vào hoàn cảnh “sống dở chết dở”. Ví dụ như những khách thuê đặt ra ngân sách 15USD/m2/tháng thì luôn “hướng đến” những văn phòng có giá thuê nhỉnh hơn, từ 17 - 18 USD/m2/tháng và họ cho rằng khoản chênh lệch này “không đáng kể” để đổi lấy sự tiện nghi, hiện đại, thuận tiện hơn. Tuy nhiên, chính điều này tạo ra những cân nhắc kéo dài hoặc nếu nhanh chóng quyết định lại khiến doanh nghiệp gặp khó trong thời hạn thuê.

Dự trù cho kế hoạch dài hạn và tăng số lượng nhân viên

Một trong những sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp khi thuê văn phòng chính là chỉ dựa trên nhu cầu ở hiện tại mà quên đi câu chuyện mở rộng cho những năm về sau. Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ v.v.) khá tốn kém nếu như số lượng nhân viên tăng lên và khả năng của văn phòng hiện thời không còn đáp ứng đủ. Để tránh trường hợp này, người thuê cần có sự tính toán diện tích phù hợp cho việc tăng - giảm nhân sự của doanh nghiệp trong vòng từ 3 - 5 năm.

Khảo sát trên thực tế cho thấy, trong số các trường hợp doanh nghiệp phải bồi thường do chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng trước hạn thì có đến 50% xuất phát từ nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc nên buộc phải tìm kiếm văn phòng mới.

Xem xét toàn bộ mọi khoản chi phí khi thuê

Không riêng gì thuê văn phòng, đối với thuê nhà nguyên căn, thuê cửa hàng, phòng trọ hay bất kỳ loại hình bất động sản nào khác, giá thuê hàng tháng chưa phải là tất cả, xung quanh còn rất nhiều chi phí phát sinh khác. Những chi phí này phục vụ cho nhu cầu thiết yếu, từ mức cơ bản nhất nên đôi khi doanh nghiệp ít để ý đến. Tuy nhiên, nếu những khoản thu này bất hợp lý và kéo dài sẽ làm ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp đáng kể.

Vì vậy, đừng bỏ qua dù là khoản chi phí mà bạn cho rằng “không đáng là bao”. 04 khoản phí khác mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phí dịch vụ
• Tiền điện điều hòa, tiền điện tiêu thụ tại văn phòng
• Phí giữ xe ô tô, xe máy
• Chi phí làm ngoài giờ
• Thuế VAT

Nhân viên là một trong những mục tiêu quan trọng

Vì sao lại nói như vậy? Bạn nghĩ rằng, thuê văn phòng thì chỉ cần dựa trên ý chí của chủ doanh nghiệp? Họ thấy hợp lý thì tất yếu mọi quyết định đều được lòng mọi người?

Gạt bỏ ngay suy nghĩ sai lầm này nếu như bạn muốn có một văn phòng đạt tới hai chữ lý tưởng. Kinh nghiệm đi thuê văn phòng chỉ ra rằng, quan tâm đến nhân viên là nền tảng quan trọng để có được chỗ làm việc lý tưởng cho tất cả. Họ là người trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận và thậm chí là giá trị, hình ảnh của doanh nghiệp. Cách doanh nghiệp đối đãi sẽ quyết định đến hiệu suất làm việc, sự cam kết của nhân viên - yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững.

Những gì người thuê cần quan tâm là gì?

• Khoảng cách từ văn phòng đến chỗ ở của các nhân viên có quá xa? Giao thông có đủ thuận tiện trong trường hợp thời tiết xấu?
• Không gian làm việc có tạo ra sự thoải mái cho tinh thần của nhân viên? Những vấn đề như tiếng ồn, sự riêng tư có được đảm bảo? Nội thất có đủ tiện nghi, phục vụ cho công việc lẫn giờ phút nghỉ ngơi?
• Sự kết nối giữa các phòng có tạo ra thuận lợi trong trao đổi công việc? Diện tích, vị trí mỗi phòng có phù hợp với phong cách làm việc của từng bộ phận?
• Chỗ ăn uống, giải trí cho nhân viên như thế nào, về cả chất lượng lẫn giá cả, khoảng cách tiếp cận?

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự khảo sát tổng quan về cả văn phòng lẫn khu vực lân cận. Những chi tiết tưởng chừng như rất nhỏ này khi kết hợp lại tạo nên nền tảng gắn kết vững chắc.

Thời gian xem xét, đánh giá văn phòng bao nhiêu là đủ

Cần xem xét trong bao lâu để đưa ra quyết định có hay không thuê văn phòng đó? Những người có kinh nghiệm đi thuê văn phòng, hiểu biết về thị trường, phân khúc thì có thể chỉ trong vài tiếng đồng hồ. Nhưng ngược lại, bạn cũng có thể mất cả tuần, kèm theo đó là cảm giác “nơm nớp” lo sợ văn phòng bị thuê mất.

Đây là lý do vì sao ở trên lại đề cập đến vấn đề tạo ra cho mình bộ tiêu chí đánh giá cụ thể. Đừng để phải cân nhắc quá lâu nhưng cũng không nên quá vội vàng quyết chỉ trong vài chục phút. Tùy nào năng lực của mình để đặt ra khoảng thời gian hợp lý. Nên nhớ rằng, càng chi tiết, càng tránh được sai sót về sau.

Mẹo đánh giá văn phòng cao ốc tổng quan chính xác nhất

Muốn đánh giá được “trọn vẹn” giá trị của văn phòng muốn thuê, doanh nghiệp cần để ý đến những yếu tố như sau:

• Giao thông quanh khu vực, lối vào tòa nhà nơi có văn phòng.
• Hình ảnh kiến trúc bên ngoài tòa nhà
• Thiết kế văn phòng, hình thái kiến trúc, bố cục không gian của khu vực bên trong tòa nhà.
• Số lượng và thành phần khách thuê trong cùng tòa nhà.
• Dịch vụ lễ tân tại sảnh
• Hệ thống tiện ích

Đừng quá vội vàng đặt cọc

Bạn nên có đủ thời gian cho việc xem xét và rà soát hợp đồng thuê trước khi tiến hành đặt cọc giữ chỗ. Đặt cọc là một chế định pháp lý khá “hay ho” khi đảm bảo giao kết cho các bên nhưng cũng là nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đừng vội xuống tiền khi những vấn đề pháp lý khác chưa được đảm bảo.

Chuẩn bị kỹ trước khi ký hợp đồng

Diện tích văn phòng mà bên thuê đưa ra không đảm bảo chính xác trong mọi trường hợp. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, cần chắc chắn mọi thứ đúng với những gì các bên đã trao đổi. Nếu như các yếu tố về cơ sở vật chất có thể quan sát bằng mắt thường thì diện tích là thứ cần phải đo đạc thực tế. Một khoản chênh lệch có thể khiến chi phí tăng lên hoặc hạn chế quá trình sử dụng cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, những vấn đề khác liên quan đến ký kết hợp đồng như nội dung hợp đồng, giấy tờ pháp lý, giấy tờ nhân thân các bên, thủ tục ký - công chứng,... cũng cần có sự chuẩn bị trước.

Diện tích NET và GROSS khi thuê văn phòng thuộc cao ốc hoặc căn hộ, officetel:

• Diện tích NET: phần diện tích thực tế mà doanh nghiệp trả phí thuê để sử dụng, được tính từ tường kéo dài đến phần vách ngăn nhưng không bao gồm sảnh, hành lang, WC và các khu vực công cộng khác trong tòa nhà.
• Diện tích GROSS: bao gồm phần diện tích NET cộng thêm phần diện tích để sử dụng chung như: thang máy, hành lang, nhà vệ sinh, sảnh lễ tân, cầu thang bộ, lối thoát hiểm…

>>>> Xem thêm: Kinh nghiệm làm hợp đồng cho thuê nhà

Có sẵn đơn vị hợp tác thiết kế thi công

Việc tân trang, trang trí lại văn phòng là điều phải tiến hành sau khi thuê văn phòng, dù chỉ là những thay đổi khá nhỏ. Có sẵn đơn vị hợp tác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí thậm chí, họ có thể đưa ra lời tư vấn trong quá trình lựa chọn văn phòng, hỗ trợ người thuê tốt hơn. Thông thường các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê 30 ngày để khách thuê hoàn thiện nội thất nhưng vẫn thu phí dịch vụ. Nếu có sẵn bên thi công, thời gian sẽ được rút ngắn đáng kể.

Vấn đề tỷ giá của tiền thuê văn phòng

Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, tiền thuê văn phòng hiện nay đều được quy đổi từ USD sang VNĐ để giao dịch. Vì vậy, vấn đề tỷ giá cần được làm rõ, cụ thể rằng áp dụng tỷ giá nào, chọn tỷ giá bình quân, mua vào hay bán ra. Việc thỏa thuận về vấn đề này ảnh hưởng không nhỏ đến giá thuê, tránh được các tác động bất lợi từ thị trường đồng thời hạn chế mâu thuẫn phát sinh.

Kinh nghiệm đi thuê văn phòng từ A-Z đã chỉ ra những vấn đề từ cơ bản đến cốt lõi nhất trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn. Các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu nên lưu ngay vào sổ tay của mình để có thể tránh được những sai sót và sở hữu văn phòng làm việc lý tưởng nhất cho chính mình cũng như các nhân viên.

Nguồn: Trần Anh Group

Xem thêm:

• Kinh nghiệm môi giới nhà cho thuê đánh đâu thắng đó
• Kinh nghiệm “vàng” cho thuê mặt bằng nhanh, được giá tốt
• Kinh nghiệm đầu tư nhà cho thuê an toàn, lợi nhuận cao